¿Qué debería incluir un acta de reunión en una junta de vecinos?

Existen muchas dudas acerca del acta de reunión que debe redactarse en las juntas de propietarios de un edificio: ¿es obligatorio cumplimentar este documento? ¿En qué consiste y para qué sirve? ¿Quién lo redacta y quién debe conservarlo? ¿Qué información debe incluir?

Desde Fotocasa, analizamos el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH), el que se establece cómo debe ser un acta de reunión en una junta de vecinos de una comunidad, con el fin de responder y aclarar las preguntas más frecuentes sobre este documento para que sea válido legalmente.

Cómo y cuándo se deciden las reuniones de juntas de propietarios

¿Qué es un acta de reunión y para qué sirve?

El acta de reunión debe incluir los acuerdos alcanzados en una junta de propietarios, por lo que las decisiones aprobadas por los vecinos deben estar reflejadas en este documento obligatorio en una comunidad de propietarios, que deberá conservarse en un libro de actas custodiado por el secretario o presidente de la comunidad de vecinos durante un plazo de cinco años.

Partes fundamentales de un acta de reunión

Según el artículo 19 de la Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre propiedad horizontal, estas son las partes que debe reflejar el acta de reunión de la junta de propietarios:

• La fecha y el lugar de celebración.
• El autor de la convocatoria o los propietarios que la hubiesen promovido.
• Su carácter ordinario (si es una junta general) o extraordinario (para votar una derrama o urgencia).
• Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos (presidente, secretario, administrador…), así como de los propietarios representados y las cuotas de participación.
• El orden del día de la reunión.
• Los acuerdos adoptados, los nombres de los propietarios que han votado a favor y en contra y las cuotas de participación que representan.
• La firma del presidente y el secretario para cerrar el acta dentro de los diez días naturales siguientes.

Ejemplo de un acta de reunión: plantilla descargable

Desde Fotocasa, hemos preparado este modelo de acta de reunión para descargar de forma gratuita. En el descargable, encontrarás una plantilla rellenable para celebrar un Acta de la Junta General Ordinaria con todos los apartados que corresponden: datos sobre la dirección de la finca, fecha, autores de la convocatoria, cargos, listado de asistentes, orden del día, acuerdos, ruegos y preguntas, listado de vecinos con deudas con la comunidad y un espacio para la firma del presidente y secretario, si lo hubiera.

Descargable - Modelo de acta de reunión comunidad vecinal

¿Quién redacta el acta de reunión y quién debe conservarla?

Generalmente, el secretario de la comunidad de vecinos es quien toma nota de los acuerdos alcanzados durante la reunión para redactar el acta posteriormente y entregarla tras reunir las firmas del presidente y secretario en los siguientes 10 días naturales. Además, tal y como estipula la Ley de Propiedad Horizontal, deberá conservar los libros de actas por un plazo de cinco años.

¿Para qué se puede convocar una junta de propietarios?

Antes de nada, veámos cuáles son los tipos de juntas que pueden convocarse en una comunidad de vecinos:

• Juntas ordinarias. Los propietarios deberán reunirse, por lo menos, una vez al año para aprobar los presupuestos y las cuentas de la comunidad.
• Juntas extraordinarias. Los propietarios podrán reunirse siempre que el presidente lo considere o lo pida la cuarta parte de los propietarios, quienes representen el 25% de las cuotas de participación (Art. 16.1 de La Ley de Propiedad Horizontal).

¿Para qué asuntos vecinales pueden convocar una junta? Según la LPH, «cualquier propietario podrá pedir que la Junta de propietarios estudie y se pronuncie sobre cualquier tema de interés para la comunidad».

Estos asuntos pueden ser, por ejemplo:

• Instalación de infraestructuras comunes para acceder a energías renovables o servicios de telecomunicación.
• Mejorar la accesibilidad del edificio (ascensor, rampas, teleportero…).
• Contratar o suprimir servicios de limpieza, portería, vigilancia…
• Aprobación de derramas por urgencias (humedades, arreglos, rehabilitaciones…).
• Consentimiento de reformas en los inmuebles u obras para segregar viviendas.
• Modificación de alguna cláusula en los estatutos de la comunidad.

Reformas que requieren permiso de la comunidad de vecinos

¿Cuándo y cómo convocar una junta ordinaria o extraordinaria?

La convocatoria de la junta de propietarios la hará el presidente de la comunidad o los propietarios que quieran tratar un asunto relacionado con la comunidad, siempre que reúnan el 25% de las cuotas de participación.

Según el artículo 16 de la LPH, en el caso de las juntas ordinarias anuales, la citación se deberá realizar con al menos seis días de antelación, mientras que para convocar juntas extraordinarias no existe un plazo límite, si no que deberán notificarse con la mayor brevedad posible. La citación puede realizarse de varias formas y deberá indicarse el lugar de la reunión, la fecha y la hora:

• Personalmente.
• A través de un tablón de anuncios en la comunidad.
• Mediante un aviso depositado en los buzones.

Para que la junta de propietarios sea válida, deberá presentarse un número mínimo de propietarios, lo que se conoce como quorum. En una primera convocatoria, deberán presentarse la mayoría de los propietarios. Si no se personan, se podrá celebrar una segunda convocatoria, en la no se exigirá una asistencia mínima para que pueda celebrarse la junta.

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